Vade-mecum 1er degré

Autorisations d’absence

Note : sauf précision contraire, les autorisations d’absence mentionnées dans ce vade-mecum sont rémunérées, mais ne sont pas considérées comme du temps de travail effectif. En cas d’absence sur autorisation qui ne sont pas de droit, un jour de salaire peut vous être enlevé, ainsi qu’un jour d’ancienneté générale de service (AGS). Attention, cela peut avoir un impact sur certaines opérations comme le mouvement puisque cela vous enlève des points ou votre avancement.

Table des matières

I. Pour fonctions publiques électives et de représentation

A) En qualité de candidat à une fonction publique élective

B) Pour participer aux travaux d’un organisme public non syndical

C) Pour participer aux travaux d’une assemblée publique élective

II. Pour mandat syndical

A) Heure mensuelle d’information syndicale

B) Congrès et instances locaux, nationaux et internationaux

C) Réunions organisées par l’administration

III. Pour événements familiaux

A) Grossesse / préparation de l’accouchement

B) Mariage / Pacs

C) Décès ou maladie très grave du conjoint

D) Enfant malade et garde d’enfant

IV. Pour raison de santé

A) Examens médicaux obligatoires

B) RDV médicaux non obligatoires

C) Cohabitation avec une personne contagieuse

V. Pour études, concours et examens professionnels, vie scolaire

A) Concours et examens professionnels

B) Formation statutaire et continue

C) Sportifs de haut niveau

D) Participation aux instances scolaires

E) Rentrée scolaire

F) Participation à un jury d’examen

VI. Pour devoir de citoyenneté

A) Participation à un jury de la cour d’assises

B) Sapeurs-pompiers volontaires

C) Réserve opérationnelle

VII. Pour raisons personnelles

A) Fêtes religieuses

B) Déplacements effectués à l’étranger pour raison personnelle (hors congés légaux)

I. Pour fonctions publiques électives et de représentation

A) En qualité de candidat à une fonction publique élective :

Textes de référence

– Code du travail : articles L. 3142-79 à L. 3142-88.

– Circulaire du 18 janvier 2005 relative à la situation des fonctionnaires et agents civils de l’État candidats à une fonction publique élective.

Modalités d’attribution

Des autorisations d’absences sont accordées de droit pour les candidats à une fonction publique élective. Ces autorisations d’absence peuvent être accordées en une ou plusieurs fois, en fonction des besoins de l’agent sous réserve des nécessités du service :

– 20 jours maximum pour les élections législatives, présidentielles, sénatoriales ou européennes ;

– 10 jours maximum pour les élections régionales, cantonales et municipales.

Situation administrative

Ces absences sont récupérées dans les conditions suivantes :

– en accord avec l’administration, elles sont récupérées en aménagement du temps de travail ;

– ou, pour les agents concernés et sur leur demande, elles peuvent être déduites des congés annuels et RTT, dans la limite des droits acquis à la date du 1er tour de scrutin.

Sinon, elles ne sont pas rémunérées.

B) Pour participer aux travaux d’un organisme public non syndical

Textes de référence :

– Loi n° 82-1061 du 17 décembre 1982.

– Circulaire FP/1530 du 23 septembre 1983.

– Circulaire no 1913 du 17 octobre 1997.

– Circulaire FP/2023 du 10 avril 2002.

Modalités d’attribution

Des autorisations d’absence peuvent être accordées dans les cas suivants :

– membre du conseil d’administration des caisses de sécurité sociale ;

– assesseur ou délégué aux commissions en dépendant ;

– représentants d’une association de parents d’élèves ;

– fonctions d’assesseur ou délégué de liste lors des élections prud’homales.

C) Pour participer aux travaux d’une assemblée publique élective :

Textes de référence

– Code général des collectivités territoriales :

• • art. L. 2123-1 à L. 2123-16 sur les conditions d’exercice des mandats municipaux
  • art. L. 3123-1 à L. 3123-5 sur les conditions d’exercice des mandats départementaux
  • art. L. 4135-1 à L. 4135-5 sur les conditions d’exercice des mandats régionaux
  • art. R. 2123-1 à R. 2123-16 sur les conditions d’exercice des mandats municipaux
  • art. R. 3123-1 à R. 3123-5 sur les conditions d’exercice des mandats départementaux
  • art. R. 4135-1 à R. 4135-5 sur les conditions d’exercice des mandats régionaux

– Instruction n° 7 du 23 mars 1950 pour l’application des dispositions du statut général des fonctionnaires relatives aux congés annuels et autorisations exceptionnelles d’absence.

– Circulaire FP/3 n° 2446 du 13 janvier 2005 relative aux facilités en temps bénéficiant aux fonctionnaires titulaires de mandats municipaux.

– Circulaire FP du 18 janvier 2005 relative à la situation des fonctionnaires et agents civils de l’État candidats à une fonction publique élective.

Modalités d’attribution

Des autorisations d’absence sont accordées de droit pour permettre à un membre d’un conseil municipal, départemental ou régional, de participer :

– aux séances plénières ;

– aux réunions des commissions dont il est membre ;

– aux réunions des assemblées délibérantes et des bureaux des organismes où il a été désigné pour représenter la commune, le département ou la région, selon le cas.

Par ailleurs, des crédits d’heures sont accordés de droit aux élus locaux pour l’administration de la commune, du département, de la région ou de l’organisme auprès duquel ils représentent ces collectivités, ainsi que pour la préparation des réunions et des instances où ils siègent. Ces crédits d’heures sont forfaitaires et trimestriels :

1) Maire

– Commune de 10.000 habitants et plus : 140 h par trimestre

– Commune de moins de 10 000 habitants : 105 h par trimestre

2) Adjoint au maire

– Commune de 30.000 habitants et plus : 140 h par trimestre

– Commune de 10.000 à 29.999 habitants : 105 h par trimestre

– Commune de moins de 10.000 habitants : 52 h 30 par trimestre

3) Conseiller municipal avec délégation de fonction du maire

– Commune de 30.000 habitants et plus : 140 h par trimestre

– Commune de 10.000 à 29.999 habitants : 105 h par trimestre

– Commune de moins de 10.000 habitants : 52 h 30 par trimestre

4) Conseiller municipal

– Commune de 100.000 habitants et plus : 52 h 30 par trimestre

– Commune de 30.000 à 99.999 habitants : 35 h par trimestre

– Commune de 10.000 à 29.999 habitants : 21 h par trimestre

– Commune de 3.500 à 9.999 habitants : 10 h 30 par trimestre

– Commune de moins de 3 500 habitants : 7 h par trimestre

Situation administrative

Les crédits d’heures (décomptés par demi-journée de 3 heures) font l’objet d’une retenue sur le traitement. Ce crédit est limité et ne peut être dépassé. Les heures non utilisées pendant un trimestre (civil) ne sont pas reportées sur le trimestre suivant. En cas de travail à temps partiel, ce crédit d’heures est diminué proportionnellement à la réduction du temps de travail prévue pour l’emploi considéré.

La jurisprudence

– Arrêt n° 13-11060 de la Cour de cassation du 2 avril 2014 précisant que le changement des horaires de travail  du salarié ne fait pas obstacle à l’exercice de son mandat électif.

– Arrêt n° 06-44793 de la Cour de cassation du 16 avril 2008 indiquant qu’un employeur ne peut pas contrôler la justification de l’usage du crédit d’heures d’un salarié titulaire d’un mandat local.

– Décision n° 98NT02824 de la Cour administrative d’appel de Nantes du 8 février 2002 considérant qu’un agent titulaire d’un mandat public électif a l’obligation d’informer par écrit son employeur de la date et de la durée de ses absences, dès qu’il en a connaissance. Le non-respect de cette obligation peut entraîner l’engagement d’une procédure disciplinaire.

II. Pour mandat syndical

A) Heure mensuelle d’information syndicale:

Textes de référence

– Décret n° 82-447 du 28 mai 1982 (article 5).

– Arrêté du 29 août 2014 relatif aux modalités d’application aux personnels relevant du ministère de l’éducation nationale des dispositions de l’article 5 du décret n° 82-447 du 28 mai 1982 relatif à l’exercice du droit syndical dans la fonction publique.

Modalités d’attribution

Des autorisations d’absence sont accordées de droit aux personnels qui souhaitent participer à l’heure mensuelle d’information syndicale, dans la limite d’une heure par mois ou, quand les heures sont regroupées, trois heures par trimestre.

Situation administrative

Ces absences sont considérées comme du temps de travail effectif pour la détermination de la durée des congés payés et au titre de l’ancienneté.

B) Congrès et instances locaux, nationaux et internationaux :

Textes de référence

– Décret n° 82-447 du 28 mai 1982 (art. 13).

– Circulaire n° SE1 2014-2 du 3 juillet 2014 relative à l’exercice du droit syndical dans la fonction publique de l’État.

Modalités d’attribution

Sous réserve des nécessités du service, des autorisations spéciales d’absence sont accordées de droit aux représentants des organisations syndicales dûment mandatés pour participer à des congrès ou à des réunions d’organismes directeurs de syndicats, quel que soit le niveau de ces syndicats. La durée de cette absence est de :

– 20 jours par an et par agent pour les réunions ou congrès des organisations syndicales internationales ou représentées, directement ou par affiliation, au conseil commun de la fonction publique ou ;

– 10 jours par an et par agent pour les réunions ou congrès des organisations non représentées, directement ou par affiliation, au conseil commun de la fonction publique.

Les deux limites ne sont pas cumulables entre elles. Les éventuels délais de route s’ajoutent à ces plafonds.

Les autorisations spéciales d’absence peuvent être fractionnées en demi-journées. Les refus d’autorisation d’absence opposés à ce titre font l’objet d’une motivation de l’administration.

Situation administrative

Ces absences sont considérées comme du temps de travail effectif pour la détermination de la durée des congés payés et au titre de l’ancienneté.

C) Réunions organisées par l’administration

Textes de référence 

– Décret n° 82-447 du 28 mai 1982 (art. 15).

– Circulaire n° SE1 2014-2 du 3 juillet 2014 relative à l’exercice du droit syndical dans la fonction publique de l’État.

Modalités d’attribution

Des autorisations spéciales sont accordées de droit dans la limite de deux à trois jours par an aux représentants syndicaux appelés à siéger au sein d’instances de concertation dont la liste est précisée par la circulaire n° SE1 2014-2 du 3 juillet 2014.

La durée de ces autorisations d’absence comprend, outre les délais de route et la durée prévisible de la réunion, un temps égal à cette durée pour permettre aux intéressés d’assurer la préparation et le compte rendu des travaux.

Situation administrative

Ces absences sont considérées comme du temps de travail effectif pour la détermination de la durée des congés payés et au titre de l’ancienneté.

III. Pour évènements familiaux

A) Grossesse / préparation de l’accouchement

Textes de référence

– Directive n° 92/85/CEE du 19 octobre 1992.

– Code du travail (L. 1225-16).

– Décret n° 82-453 du 28 mai 1982 relatif à l’hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu’à la prévention médicale dans la fonction publique.

– Circulaire n° FP-4 1864 du 09 août 1995 relative au congé de maternité ou d’adoption et autorisations d’absence liées à la naissance pour les fonctionnaires et agents de l’État.

Modalités d’attribution

L’agent bénéficie d’une autorisation d’absence de droit pour se rendre aux examens médicaux (prénataux et postnataux) obligatoires prévus par l’assurance maladie.

L’agent peut bénéficier d’une autorisation d’absence pour la préparation à l’accouchement.

L’administration peut accorder, sur avis du médecin chargé de la prévention, compte tenu des nécessités des horaires de leurs services et des demandes des intéressées, des facilités dans la répartition des horaires de travail. Ces facilités sont accordées, à partir du début du troisième mois de grossesse, dans la limite maximale d’une heure par jour. Elles ne sont pas récupérables.

Situation administrative

Ces absences sont considérées comme du temps de travail effectif pour la détermination de la durée des congés payés et au titre de l’ancienneté.

B) Mariage / Pacs

Textes de référence 

– Instruction n° 7 du 23 mars 1950 pour l’application des dispositions du statut général des fonctionnaires relatives aux congés annuels et autorisations exceptionnelles d’absence.

– Circulaire FP7 n° 002874 du 7 mai 2001.

Modalités d’attribution

Une autorisation d’absence de 5 jours ouvrables peut être accordée pour un mariage ou Pacs à l’agent titulaire ou au stagiaire. Le plafond de cette autorisation d’absence est réduit à 3 jours ouvrables pour les agents contractuels en poste depuis moins d’un an.

Ces autorisations peuvent être majorées d’un délai de route de 48 heures maximum. Compte tenu de l’organisation de l’année scolaire, ces dispositions ne s’appliquent pas aux enseignants.

Deux jours ouvrés peuvent être accordés pour convenances personnelles lorsqu’il s’agit du mariage d’un parent, enfant, frère ou sœur.

Situation administrative

Durant ces absences, le traitement est maintenu pendant deux jours.

C) Décès ou maladie très grave du conjoint

Textes de référence

– Instruction n° 7 du 23 mars 1950 pour l’application des dispositions du statut général des fonctionnaires relatives aux congés annuels et autorisations exceptionnelles d’absence.

– Circulaire FP7 n° 002874 du 7 mai 2001.

Modalités d’attribution

Une autorisation d’absence de 3 jours ouvrables peut être accordée en cas de décès ou de maladie très grave d’un parent, enfant, ou conjoint pacsé. Elle peut être majorée d’un délai de route de 48 heures, soit 5 jours maximum.

Une autorisation d’absence pour convenances personnelles d’une journée, éventuellement majorée du délai de route de 48 heures, peut être accordée pour les frères et sœurs, et autres membres de la famille proche (belle-famille).

D) Enfant malade et garde d’enfant

Textes de référence

– Circulaire FP n° 1475 du 20 juillet 1982.

– Circulaire MEN n° 83-164 du 13 avril 1983.

– Circulaire FP7 n° 1502 du 22 mars 1995.

– Circulaire MEN n° 2002-168 du 2 août 2002

Modalités d’attribution

Des autorisations d’absence peuvent être accordées aux personnels pour soigner un enfant malade de moins de 16 ans (pas de limite d’âge si l’enfant est handicapé) ou pour en assurer momentanément la garde, sur présentation d’un certificat médical.

Les autorisations d’absences ne dépendent pas du nombre d’enfants et sont accordées dans la limite de :

– 12 jours lorsque l’agent élève seul son enfant ou si le conjoint ne bénéficie d’aucune autorisation ;

– 6 jours lorsque chacun des deux parents peut bénéficier du dispositif.

Méthode de calcul

Les autorisations d’absences sont décomptées en demi-journées effectivement travaillées et comptabilisées par année civile. Le nombre de demi-journées d’autorisation d’absence est calculé à partir du nombre de demi-journées hebdomadaires de service plus deux demi-journées, quels que soient la quotité de temps de travail de l’agent et le nombre d’heures de travail à assurer pour chacune des demi-journées considérées.

Par exemple, un professeur qui travaille le lundi toute la journée, mardi toute la journée, mercredi matin et jeudi toute la journée, pourra bénéficier de 7 + 2 demi-journées = 9 demi-journées d’absence par année civile.

Situation administrative

Lorsque le nombre maximal d’absences auxquelles peut prétendre l’agent a été dépassé, une retenue est opérée sur le traitement à proportion du dépassement.

IV. Pour raison de santé

A) Examens médicaux obligatoires

Texte de référence

– Décret n° 82 453 du 28 mai 1982 relatif à l’hygiène et à la sécurité (article 25).

Modalités d’attribution

Des autorisations d’absence sont accordées de droit pour les examens liés à la surveillance médicale annuelle de prévention en faveur des agents.

B) Rendez-vous médicaux non obligatoires

Modalités d’attribution

Des autorisations d’absence pour convenances personnelles peuvent être accordées pour les rendez-vous non obligatoires.

Situation administrative

Les absences ne sont pas rémunérées.

C) Cohabitation avec une personne contagieuse

Texte de référence

– Instruction n° 7 du 23 mars 1950 pour l’application des dispositions du statut général des fonctionnaires relatives aux congés annuels et autorisations exceptionnelles d’absence.

Modalités d’attribution

Des autorisations d’absences peuvent être accordées en cas de maladie contagieuse. Le nombre de jours pouvant être accordé varie en fonction de la pathologie :

– variole : 15 jours ;

– diphtérie : 7 jours ;

– scarlatine: 7 jours ;

– poliomyélite : 15 jours ;

– méningite cérébro-spinale à méningocoques : 7 jours.

V. Pour études, concours et examens professionnels, vie scolaire

A) Concours et examens professionnels

Texte de référence

– Décret n° 2007-1470 du 15 octobre 2007 relatif à la formation professionnelle tout au long de la vie des fonctionnaires de l’État, abrogeant le décret n° 85-607 du 14 juin 1985 relatif à la formation professionnelle des fonctionnaires de l’État.

Modalités d’attribution

Aux termes de l’article 21 du décret n°2007-1470, les agents peuvent bénéficier de décharges de service pour suivre des actions de préparation aux examens et concours administratifs et aux autres procédures de sélection organisées ou agréées par l’administration.

Lorsqu’un agent s’est vu opposer un premier refus et qu’il présente une nouvelle demande analogue, un nouveau refus ne peut lui être opposé qu’après avis de l’instance paritaire compétente.

Cette décharge est de droit lorsqu’elle est inférieure ou égale à cinq journées de service à temps complet pour une année. Elle ne peut pas alors être différée dans sa réalisation.

B) Formation statutaire et continue

Texte de référence

– Décret n° 2007-1470 du 15 octobre 2007 relatif à la formation professionnelle tout au long de la vie des fonctionnaires de l’État (articles 6 et 7).

Modalités d’attribution

Les fonctionnaires peuvent bénéficier de formations statutaires ou d’actions de formation continue sur leur temps de travail, sous réserve des nécessités du service.

La demande du fonctionnaire n’ayant bénéficié d’aucune action de formation de cette catégorie au cours des trois années antérieures est acceptée de droit.

C) Sportifs de haut niveau

Textes de référence

– Article L. 221-2 et L. 221-7 du code du sport.

– Circulaire n° 2006-123 du 1er août 2006.

Modalités d’attribution

La liste des sportifs, entraîneurs, arbitres et juges sportifs de haut niveau est arrêtée par le ministre chargé des sports (article L. 221-2 du code du sport).

L’article L. 221-7 du code du sport dispose que « s’il est agent de l’État ou d’une collectivité territoriale ou de leurs établissements publics, le sportif, l’arbitre ou le juge de haut niveau figurant sur la liste mentionnée au premier alinéa de l’article L. 221-2 bénéficie, afin de poursuivre son entraînement et de participer à des compétitions sportives, de conditions particulières d’emploi, sans préjudice de carrière, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’État ».

Aucun décret en Conseil d’État n’organise actuellement ces conditions. Dès lors, des aménagements horaires, qui ne sont pas à proprement parler des autorisations d’absence, peuvent être accordés par les recteurs sous réserve des nécessités du service.

D) Participation aux instances scolaires

Texte de référence

– Circulaire n° 1913 du 17 octobre 1997 relative aux autorisations spéciales d’absence susceptibles d’être accordées aux agents de l’État, parents d’élèves.

Modalités d’attribution

Des autorisations spéciales d’absence peuvent être accordées, sur présentation de la convocation, sous réserve des nécessités du service, aux agents de l’État élus représentants des parents d’élèves et délégués de parents d’élèves pour participer aux réunions suivantes :

– dans les écoles maternelles ou élémentaires, réunions des comités de parents et des conseils d’école ;

– dans les collèges, lycées et établissements d’enseignement adapté, réunions des commissions permanentes, des conseils de classe et des conseils d’administration.

Des autorisations spéciales d’absence peuvent également être accordées, dans les mêmes conditions, aux agents de l’État désignés pour assurer, dans le cadre d’une commission spéciale placée sous l’autorité d’un directeur d’école, l’organisation et le bon déroulement des élections des représentants des parents d’élèves aux conseils d’école.

E) Rentrée scolaire

Texte de référence

– Circulaire annuelle du ministère de la fonction publique.

Modalités d’attribution

Des facilités d’horaires peuvent être accordées aux père et mère de famille fonctionnaires, lorsqu’elles sont compatibles avec le fonctionnement normal du service.

F) Participation à un jury d’examen

Texte de référence 

– Code de l’éducation (article D. 911-31).

Modalités d’attribution

La participation aux jurys d’examens et concours pour lesquels les personnels sont qualifiés par leurs titres ou emplois constitue une obligation. Des autorisations d’absence sont alors délivrées de droit aux enseignants pour leur permettre de participer à ces jurys.

VI. Pour devoir de citoyenneté

A) Participation à un jury de la cour d’assises

Textes de référence

– Articles 266 et 288 du Code de procédure pénale.

Modalités d’attribution

La convocation vaut autorisation d’absence, qui est accordée de droit pour la durée de la session.

B) Sapeurs-pompiers volontaires

Textes de référence

– Loi n° 96-370 du 3 mai 1996 relative au développement du volontariat dans les corps des sapeurs-pompiers.

– Loi n° 2011-851 du 20 juillet 2011 relative à l’engagement des sapeurs-pompiers volontaires et à son cadre juridique.

– Circulaire du 19 avril 1999 relative au développement du volontariat en qualité de sapeur-pompier parmi les personnels des administrations et des entreprises publiques.

– Convention cadre de partenariat entre le ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche, et le ministère de l’intérieur du 18 juin 2015.

Modalités d’attribution

Des autorisations d’absence peuvent être accordées aux sapeurs-pompiers volontaires pour leurs actions de formations et leurs missions opérationnelles, en accord avec les services départementaux d’incendie et de secours (SDIS).

Elles ne peuvent être refusées que par une décision motivée et notifiée et à la seule condition que les nécessités du service fassent obstacle à sa délivrance.

Situation administrative

Le temps passé hors du lieu de travail, pendant les heures de travail, par le sapeur-pompier volontaire pour participer aux missions à caractère opérationnel et aux activités de formation est assimilé à une durée de travail effectif pour la détermination de la durée des congés payés, des droits aux prestations sociales et pour les droits qu’il tire de son ancienneté.

C) Réserve opérationnelle

Textes de référence

– Articles L. 4221-1 à L. 4221-10 du code de la Défense.

– Articles L. 3142-89 à L. 3142-94 du code du Travail.

– Loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État (article 34).

Modalités d’attribution

Dès lors qu’elles ne dépassent pas cinq jours par année civile, des autorisations d’absence sont accordées de droit aux réservistes opérationnels pour accomplir leur engagement à servir dans la réserve opérationnelle.

Lorsque les activités accomplies pendant le temps de travail dépassent cinq jours par année civile, le réserviste doit obtenir l’accord de son employeur, sous réserve des dispositions de l’article L. 4221-5 du code de la Défense. Si l’employeur oppose un refus, cette décision doit être motivée et notifiée à l’intéressé ainsi qu’à l’autorité militaire dans les quinze jours qui suivent la réception de la demande.

Dans tous les cas, le réserviste qui accomplit son engagement à servir dans la réserve opérationnelle pendant son temps de travail doit prévenir l’employeur de son absence un mois au moins avant le début de celle-ci.

VII. Pour raisons personnelles

A) Fêtes religieuses

Textes de référence

– Circulaire FP n° 901 du 23 septembre 1967.

– Circulaire du 10 février 2012 relative aux autorisations d’absence pouvant être accordées à l’occasion des principales fêtes religieuses des différentes confessions.

– Le calendrier des principales fêtes est précisé chaque année par circulaire du ministère de la fonction publique.

Modalités d’attribution

Des autorisations d’absences peuvent être accordées pour les fêtes religieuses suivantes :

* Ces fêtes commencent la veille au soir.